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Pré-ouverture d’un hôtel? N’oubliez pas que vous avez besoin d’invités! (deuxième partie)

hotel pre opening check listDans notre dernier article sur les astuces concernant la pré-ouverture d’un hôtel nous nous sommes concentrés sur les relations publiques, le site-web et le SEO. À présent, nous allons développer une liste de contrôle avec des points clés concernant la gestion de revenu, distribution, réservations, ventes ainsi que les systèmes nécessaires afin d'accomplir votre succès story.

Lire la première partie

Revenue Management

Oui, vous avez les idées claires, contrôle de mission, quand est-ce qu’elle devrait commencer ? Votre pro des chiffres devrait faire partie du projet dès les premiers instants. Je dirai même avant que le manager général (manager des opérations) s'intègre au projet. Il sera apte à vous aider concernant les chiffres ainsi que d’établir un véritable plan d’affaires pour les investisseurs.

La mise en oeuvre de la stratégie de revenue management devrait commencer au plus tard 12 mois avant l’ouverture. Stratégies de segmentation, calendriers de la demande, grilles tarifaires, enquêtes tarifaires concurrentielles et beaucoup d’autres devraient être développés. Ce travail est très détaillé et demande beaucoup de temps. Etablir votre stratégie, votre chemin pour le succès, à la dernière minute ne vaut pas la prise de risque, surtout avec un investissement aussi élevé.

Distribution

hotel under constructionContracter les canaux de distribution est une autre tâche qui prend plus de temps que l’on pourrait imaginer. Vous ne dépendez pas seulement de votre équipe, mais également de la vitesse de l’agence de voyage en ligne (OTA) introduisant de nouvelles propriétés dans leur système. Le processus de signature d'un contrat et le chargement peut facilement prendre jusqu'à 3 mois, voire plus.

Vous devez être prêt pour les ventes au moins 3 mois avant l’ouverture d’un hôtel urbain, et 6 mois si vous avez un resort dans une destination d’été. Les tour-opérateurs contractent au moins 12 mois à l’avance.

Et n’oubliez pas la tâche fastidieuse de convaincre les canaux de distribution de contracter votre propriété et de la publier en direct pour les ventes même si vous n'avez pas votre permis final (sécurité incendie, etc.).

Réservations

Donc, l’hôtel doit être prêt pour les ventes au moins 3 mois avant l’ouverture et le site web doit être lancé 12 mois avant. Qui répondra au téléphone ?

Nous vous recommandons d'avoir un assistant prenant en note les détails au départ. Nous pouvons rappeler les personnes intéressées une fois que nous sommes mieux organisés. Mais, à partir de 3 mois avant l'ouverture, le centre d'appel des réservations doit être opérationnel.

Ce département est souvent considéré comme opérationnel, mais c'est un vrai bureau de vente. En entrant avec un nouvel hôtel sur le marché, nous ne pouvons pas manquer une occasion de demander à quelqu'un de réserver une chambre. La pression est suffisamment élevée pour commencer à générer des revenus. Veillons à ce que ce point de vente soit bien formé et prêt à partir.

Ventes

Si votre hôtel vise à attirer des voyageurs d'affaires, nous devons commencer à démarcher toutes les entreprises locales qui peuvent conduire les clients à l'hôtel. Organisez des visites quotidiennes à ces entreprises à partir de 9 mois avant l'ouverture pour les éloigner de l'hôtel qu'ils utilisent actuellement.

Donnez-leur des coupons pour des cafés et pâtisseries ou des réductions sur les déjeuner / dîner afin de les inviter à visiter votre hôtel. Un nouvel hôtel présente des avantages par rapport aux hôtels existants et ils ne peuvent pas les concurrencer. Présentez vos services à vos clients potentiels, y compris le restaurant, les salles de réunion et espace de banquet.

Si vous avez également besoin d'entreprises internationales, de sociétés MICE, assurez-vous que les dépenses de voyage sont budgétisées. Vous devrez envoyer un directeur des ventes pour expliquer aux voyageurs et MICE pourquoi ils devraient choisir votre hôtel.

Démarcher des clients est un travail difficile !

Systèmes

Oui, vous aurez également besoin de technologie. Vous aurez besoin d’un PMS, un moteur de réservation web, CRS, GDS, Manager de Canaux, Rate Shopper, CRM. Tous doivent être sélectionnés, achetés et installés entre 6 à 3 mois avant l'ouverture.


Ouverture Soft

hotel pre opening constructionD-day approche et tout doit être prêt. Cependant, nous optons souvent pour ce qu’on appelle ‘ouverture soft’ pour ouvrir tranquillement l'hôtel. Il permet au personnel et aux systèmes d'être testés et affinés.

En outre, c'est une excellente occasion de faire appel à un blogueur de presse et de l'industrie pour visiter l'hôtel sans le fardeau de la pression opérationnelle d'un hôtel complet. Les journalistes apprécient vraiment toute l'aide que vous pouvez leur fournir préparant une histoire sur ce nouvel hotspot en ville.

Le personnel de ventes devrait inviter les décideurs d'entreprise à tester l'hôtel. Traitez-les comme des VIPs. Offrez-leur un dîner et du vin, et transformez-les en ambassadeurs de votre entreprise. Si vous les submergez avec une expérience inoubliable, ils commenceront à vous faire connaître grâce au bouche à oreille.

Recruter l’équipe

Nous avons tendance à surestimer combien il est facile de trouver une bonne équipe de gestion. L'expérience a prouvée aux propriétaires que ce n'est pas le cas. En outre, trouver une équipe de pré-ouverture hautement qualifié qui a développé, implémenté et exécuté vos stratégies est encore plus difficile. Vous devrez commencer le recrutement de cette équipe 2 ans avant l'ouverture afin de trouver les bonnes personnes pour le travail et les faire démarrer à temps.

En résumant

Comme vous pouvez le voir, il n’y a pas de temps à perdre quand il s’agit d’ouvrir un hôtel. La pré-ouverture doit refléter les investissements nécessaires pour pouvoir réaliser toutes ces préparations. Ne les voyez pas comme coûts. En revanche, voyez-le comme une partie de votre investissement.

Le revenue management, le marketing et l’équipe de vente doit commencer au moins 12 mois, parfois même 18 mois avant l’ouverture. De nombreux propriétaires pensent qu'ils sont des gestionnaires hautement qualifiés et qu’ils pourront faire le travail dans un délai beaucoup plus court. Mais attendre le dernier moment et commencer 3 mois avant sera plus coûteux.

Ne mettez pas tout votre budget marketing dans la grande ouverture. Ce n'est qu'un jour, et il sera impossible d'atteindre suffisamment d'affaires potentielles pour combler votre hôtel à long terme. Le marketing est un effort constant à long terme.


L'ouverture d'un hôtel entièrement équipé sans clients met en péril votre investissement global. Alors, commencez à temps !

Encore mieux, commencez même trop tôt et visez une performance supérieure…

 A plus,

Patrick Landman @ Xotels

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